Agora iremos apresentar uma ferramenta que pode ser utilizada
para o gerenciamento de portfólio de uma organização, esta ferramenta é o
Microsoft Project Server. Neste post iremos demostrar como podemos fazer o
gerenciamento de portfólio de projetos de uma organização utilizando esta
ferramenta.
A ferramenta contempla as características abaixo de
gerenciamento de portfólio entre outras:
Otimizar o orçamento, alinhando o investimento com a estratégia do negócio.
Gestão de portfólio centralizado.
O Project Server 2013 permite que seja analisado seu Portfólio de Projetos, realizando o
alinhamento dos objetivos estratégicos e a priorização de projetos realizando 3
etapas como listadas logo abaixo e nas quais iremos demonstrar cada etapa de
como fazer utilizando Project Server:
1.
Definição dos Objetivos
Estratégicos
2.
Priorização dos Objetivos Estratégicos
3. Análise do Portfólio
1. Definição dos Objetivos Estratégicos
Primeiro criamos no
Project Server os Objetivos Estratégicos da Organização (Business Drivers),
como na figura 1.
Figura 1
Para cada Objetivo
Estratégico, deve ser parametrizado as Instruções de Impacto. Abaixo, na figura
2, um exemplo que pode ser utilizado e parametrizado conforme característica da
Organização:
Figura 2
Feito essa primeira
etapa, agora é necessário priorizar a relevância de maneira comparativa cada
Objetivo Estratégico.
2.
Priorização dos Objetivos Estratégicos
O Project Server
permite você criar várias priorizações. Por exemplo, você pode ter
Priorizações:
- Departamental
(Financeira, RH, Vendas & Marketing ou TI)
- Unidade
de Negócio ou Filiais
- Administração
(Conselho Executivo).
- Global
(Mapa Estratégico, BSC – Balanced Scorecard).
Abaixo, na figura 3, é
exibido uma priorização Global com todos os objetivos estratégicos.
Figura 3
Defina o Nome da Priorização que você está
criando e adicione os Fatores Comerciais (Objetivos
Estratégicos) desejados.
O limite de cada Priorização é de no máximo 15 Fatores Comerciais.
Figura 4
Após selecionado os
Fatores Comerciais, você deve priorizá-los comparativamente como na figura 5
abaixo:
Figura 5
Ao finalizar o
processo de priorização, será listado as Prioridades de Análise do Portfólio,
como também um grau de consistência do processo de priorização.
Figura 6
3. Análise do Portfólio (Otimização dos Custos e Alocação de
Recursos)
Com os Objetivos
Estratégicos (Fatores Comerciais) criados e priorizados, basta agora criar a
Análise do Portfólio de projetos da Organização.
Figura 7
Na criação da Análise
do Portfólio, é preciso definir as seguintes propriedades:
- Nome
da Análise de Portfólio
- Nome
da Priorização de Fatores Comerciais (Ex: Priorização Global)
- Selecionar
os Projetos do Project Server
- O
campo do tipo Custo, que se baseará Restrição de Custo do algoritmo de
análise.
Figura 8
Após definir as
propriedades, é necessário Priorizar os Projetos de acordo com os Objetivos
Estratégicos, classificando um-a-um pela importância/impacto de cada Projeto
para cada Fator Comercial (Objetivo Estratégico).
Figura 9
Uma vez priorizados os
Fatores Comerciais (Objetivos Estratégicos) e definido a importância/impacto de
cada Projeto, é possível fazer as Análises dos Projetos.
Pode-se criar cenários
de Orçamentos e clicar em Recalcular, conforme figura abaixo.
Figura 10
O processo de seleção
dos projetos que irão compor o portfólio da Organização, nem sempre ocorre
considerando de maneira simplista o maior valor pelo critério de priorização.
Alguns projetos são obrigatórios por razões impositivas (Lei Orçamentária, Política
de Governança Corporativa, etc.). É possível definir todas as restrições
(inclusão forçada, exclusão forçada e automático) para composição do Portfólio,
conforme é exibido na figura 11.
Figura 11
Como exemplo, na
figura 12,foram criados 3 cenários (Pessimista, Conservador e Otimista) para
Análise do Portfólio de Projetos. Para cada cenário, pode-se salvar e comparar.
Figura 12
Por fim, o Project Server 2013 permite que as
Organizações elevem cada vez mais seu nível de maturidade de Gestão de
Projetos, com a inteligência de Priorização e Análise do Portfólio de Projetos.
